1. Seleccione Gestión de registros | Recogidas > Añadir registros | Lista de recogida (Añadir registros). Se abre la pantalla Lista de recogida.
2. Haga clic en Añadir caja. Se abre la pantalla Elegir tipo de caja. Se muestran las cajas de Iron Mountain más comúnmente utilizados.
3. Haga clic para resaltar y seleccionar el tipo de caja que desea crear en función de sus necesidades de almacenamiento. Gestión de registros Iron Mountain Connect abre la pantalla de tabulación Detalles de caja.

NOTA: Si no está utilizando una caja suministrada por Iron Mountain, seleccione una caja que tenga las mismas dimensiones o que sea mayor.

· Bloquee los campos para conservar el campo para su uso en los registros añadidos posteriormente.  Haga clic en Bloquear.

· Haga clic en Guardar y añadir para seguir creando otras cajas.

· Haga clic en Añadir expedientes para crear y añadir expedientes a la caja.

8. Introduzca información en los campos de retención.  Sus políticas internas de retención y la configuración de Gestión de registros de Iron Mountain Connect determinan qué campos se muestran y si se realizan o no los cálculos automáticamente.  El equipo de cuentas de Iron Mountain trabaja con usted para evaluar sus necesidades con el fin de configurar la opción de retención que mejor las cubra:

• Si se calcula la retención:   dada la naturaleza compleja y variada de los programas de retención, el equipo de cuentas de Iron Mountain trabaja con usted para evaluar sus necesidades con el fin de configurar una de las siguientes opciones de retención que mejor las cubra:

Calculo automático a partir de la fecha de configuración

Gestión de registros de Iron Mountain Connect calcula automáticamente la retención de todas las cajas que cree tras contratar el uso de la funcionalidad de retención. Las cajas creadas antes de la fecha de configuración no se convierten para el uso del cálculo automático de retención y no requieren actualización.

a.       Introduzca un código de registro o utilice la búsqueda de código de registro  para encontrar códigos existentes. 

b.      El Periodo de idoneidad para la destrucción asociado al código de registro se establece por defecto en el registro de caja:  

• Indefinido:  la destrucción se retrasa de forma indefinida hasta pasada una fecha específica; el campo Fecha de idoneidad para la destrucción muestra Indefinido.  Deje el campo como Indefinido o introduzca una fecha para anular el Periodo de idoneidad para la destrucción establecido como Indefinido.

NOTA:  Si crea una caja con un código de registro con un Periodo de idoneidad para la destrucción establecido como Indefinido, dicho Periodo de idoneidad para la destrucción aparecerá como Indefinido al ver el registro.

• Permanente:  la destrucción se retrasa de forma permanente; el campo Periodo de idoneidad para la destrucción muestra Permanente
• Sin definir:  no se establece una fecha de destrucción; el campo Periodo de idoneidad para la destrucción muestra Sin definir
• Calculado:  las fórmulas integradas en el código de registro calculan automáticamente la fecha que aparece en el campo Periodo de idoneidad para la destrucción 

NOTA: Si selecciona un código de registro Calculado y el campo al que hace referencia la fórmula está en blanco, Gestión de registros de Iron Mountain Connect establece el Periodo de idoneidad para la destrucción en Sin definir y la fecha no se calcula. Por ejemplo, si el cálculo es 5 años después de la fecha de creación y la Fecha de creación de la caja está en blanco, el Periodo de idoneidad para la destrucción será Sin definir. Si selecciona un código de registro Calculado y establece el campo al que hace referencia la fórmula DESPUÉS de seleccionar el código de registro, Gestión de registros de Iron Mountain Connect calcula la fecha cuando GUARDA el registro.

 

Cálculo automático para todas las cajas nuevas

Gestión de registros de Iron Mountain Connect calcula automáticamente la retención para todas las cajas, nuevas y existentes. 

a.     Introduzca un código de registro o utilice la búsqueda de código de registro  para encontrar códigos existentes. 

b.   El Periodo de idoneidad para la destrucción asociado al código de registro se establece por defecto en el registro de caja:  

• Indefinido:  la destrucción se retrasa de forma indefinida hasta pasada una fecha específica; el campo Fecha de idoneidad para la destrucción muestra Indefinido.  Deje el campo como Indefinido o introduzca una fecha para anular el Periodo de idoneidad para la destrucción establecido como Indefinido.

NOTA:  Si crea una caja con un código de registro con un Periodo de idoneidad para la destrucción establecido como Indefinido, dicho Periodo de idoneidad para la destrucción aparecerá como Indefinido al ver el registro.

 

• Permanente:  la destrucción se retrasa de forma permanente; el campo Periodo de idoneidad para la destrucción muestra Permanente.
• Sin definir:  no se establece una fecha de destrucción; el campo Periodo de idoneidad para la destrucción muestra Sin definir.
• Calculado:  las fórmulas integradas en el código de registro calculan automáticamente la fecha que aparece en el campo Periodo de idoneidad para la destrucción.

NOTA: Si selecciona un código de registro Calculado y el campo al que hace referencia la fórmula está en blanco, Gestión de registros de Iron Mountain Connect establece el Periodo de idoneidad para la destrucción en Sin definir y la fecha no se calcula. Por ejemplo, si el cálculo es 5 años después de la fecha de creación y la Fecha de creación de la caja está en blanco, el Periodo de idoneidad para la destrucción será Sin definir. Si selecciona un código de registro Calculado y establece el campo al que hace referencia la fórmula DESPUÉS de seleccionar el código de registro, Gestión de registros de Iron Mountain Connect calcula la fecha cuando GUARDA el registro.

 

 

Anulación manual de cálculos automáticos

Su organización puede anular manualmente los cálculos automáticos según sea necesario para acomodar excepciones. Los campos Indicador de destrucción y Fecha de idoneidad para la destrucción funcionan como campos de entrada manual que anulan el Periodo de idoneidad para la destrucción del código de registro.

a.      Introduzca un código de registro o utilice la búsqueda de código de registro  para encontrar códigos existentes. 

b.     El Periodo de idoneidad para la destrucción asociado al código de registro se establece por defecto en el registro de caja:

•  Indefinido:  la destrucción se retrasa de forma indefinida hasta pasada una fecha específica; el campo Fecha de idoneidad para la destrucción muestra Indefinido.  Deje el campo como Indefinido o introduzca una fecha para anular el Periodo de idoneidad para la destrucción establecido como Indefinido.

NOTA:  Si crea una caja con un código de registro con un Periodo de idoneidad para la destrucción establecido como Indefinido, dicho Periodo de idoneidad para la destrucción aparecerá como Indefinido al ver el registro.

• Permanente:  la destrucción se retrasa de forma permanente; el campo Periodo de idoneidad para la destrucción muestra Permanente en Gestión de registros de Iron Mountain Connect.
• Sin definir:  no se establece una fecha de destrucción; el campo Periodo de idoneidad para la destrucción muestra Sin definir en Gestión de registros de Iron Mountain Connect.
• Fijo:  las fórmulas integradas en el código de registro calculan automáticamente la fecha que aparece en el campo Periodo de idoneidad para la destrucción

c.     Para anular manualmente el Periodo de idoneidad para la destrucción, seleccione un indicador de destrucción O una fecha de idoneidad para la destrucción.  

 

 

NOTA:  Si su configuración admite la anulación manual, pero desea utilizar el cálculo automático, deje los campos Indicador de destrucción y Fecha de idoneidad para la destrucción en blanco.   Gestión de registros de Iron Mountain Connect calculará automáticamente el Periodo de idoneidad para la destrucción en función del código de registro seleccionado. Si selecciona un código de registro Calculado y establece el campo al que hace referencia la fórmula DESPUÉS de seleccionar el código de registro, Gestión de registros de Iron Mountain Connect calcula la fecha cuando GUARDA el registro.

 

• Si NO se calcula la retención

  NO se calcula la retención

  Si su organización no utiliza Gestión de registros de Iron Mountain Connect para calcular la retención, el código de registro y los datos de destrucción introducidos se usan únicamente como referencia y no se realiza ningún cálculo automático.   Su administrador del sistema tiene la opción de utilizar una plantilla de caja personalizada para deshabilitar el campo del código de registro de modo que no aparezca en la pantalla de tabulación Detalles de caja. 

  a. Si se habilita, introduzca un código de registro o utilice la búsqueda de código de registro  para encontrar códigos existentes. Las organizaciones que no utilicen Gestión de registros de Iron Mountain Connect para calcular la retención no están obligadas a validar los códigos de registro.  Si su organización valida los códigos de registro, deberá introducir uno o utilizar la búsqueda de código de registro para encontrar un código que exista en SafeKeeperPLUS. 

  Cada código de registro lleva asociado un Periodo de idoneidad para la destrucción: 

  ·        Indefinido

  ·        Permanente

  ·        Sin definir

  ·        Calculado

  b. Seleccione un Indicador de destrucción O una Fecha de idoneidad para la destrucción.  Esta entrada anula el Periodo de idoneidad para la destrucción asociado al código de registro.  

9. Si es necesario,ponga la caja en espera para evitar su destrucción.  También puede ver y quitar códigos de retención al crear una caja.           
10. Guarde la caja. Si su organización utiliza Gestión de registros de Iron Mountain Connect para calcular la retención, los cálculos se realizan y la caja aparece en la lista de recogida organizada en orden descendente por código de barras de SKP.  Si el código de barras de SKP está en blanco porque Iron Mountain lo asigna a su organización en la recepción, las cajas se ordenan por la caja más reciente en la parte superior de la lista de recogida.         

· Haga clic en Guardar y cerrar para guardar esta caja y regresar a la pantalla Lista de recogida donde se mostrará la caja.

· Haga clic en Guardar y añadir para seguir creando otras cajas.

· Haga clic en Añadir expedientes para crear y añadir expedientes a la caja.

NOTA: Si un campo contiene datos no válidos, o si el campo requerido está en blanco, el campo se resaltará cuando intente agregar el registro. Corrija la entrada y, a continuación, haga clic en Añadir registro.

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